Condiciones del Servicio de A&D INTEGRA

Estas Condiciones del Servicio (en adelante, «las Condiciones») regulan el acceso y el uso de la plataforma A&D INTEGRA, disponible en https://www.adsolucionescontables.com (en adelante, «la Plataforma»), de propiedad de A&D Soluciones Contables y Tributarias (en adelante, «A&D» o «la Firma»), con domicilio en Medellín, Colombia.

Al recibir una cuenta de acceso e ingresar a la Plataforma, la persona que la usa (en adelante, «el Usuario») declara que ha leído y acepta estas Condiciones. Si el Usuario actúa en nombre de una empresa cliente de la Firma, declara además que está facultado para aceptarlas en su nombre. Quien no esté de acuerdo no debe usar la Plataforma.

La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales informa cómo se tratan los datos personales en la Plataforma. La autorización para ese tratamiento se obtiene por los medios que la propia Política describe (el contrato con la empresa cliente, la ventana de consentimiento de Google, los formularios que recogen datos del titular); el solo uso de la Plataforma no equivale a autorizar un tratamiento distinto del allí descrito.

El cuestionario de renta que las personas naturales diligencian desde un enlace personal, sin cuenta, se rige por la información que muestra esa pantalla y por la Política de Privacidad; estas Condiciones le aplican en lo pertinente (uso adecuado, propiedad intelectual, ley aplicable).

A&D INTEGRA es la aplicación web con la que la Firma presta y organiza los servicios contables, tributarios y administrativos que contrata con sus clientes. Entre otras funciones, permite:

• Importar las facturas electrónicas de compras y ventas desde los reportes de la DIAN y traer sus PDF y XML desde el correo de la empresa.
• Liquidar las retenciones (retefuente, ReteIVA y ReteICA), causar las compras y las ventas y producir la liquidación mensual.
• Liquidar la nómina y las prestaciones sociales, generar desprendibles y archivos de pago.
• Conciliar las cuentas bancarias y registrar los pagos a terceros.
• Emitir y transmitir a la DIAN facturas electrónicas, documentos soporte y eventos del RADIAN.
• Preparar papeles de trabajo tributarios, presupuestos, informes y estados financieros.
• Guardar la documentación fiscal y societaria de cada empresa y gestionar tareas y pendientes.
• Consultar la información contable de la empresa a través de un asistente de consulta.

La Plataforma es una herramienta de apoyo a los servicios profesionales que la Firma presta en virtud del contrato celebrado con cada cliente. Los cálculos que produce dependen de la parametrización tributaria de cada empresa y de la información que se le suministra; su revisión y aprobación profesional corresponden al equipo contable de la Firma dentro de ese contrato. El alcance, los honorarios y las responsabilidades del servicio profesional se rigen por dicho contrato; estas Condiciones regulan el uso de la herramienta.

El acceso a la Plataforma es restringido y está reservado a:

• Los clientes de la Firma con un contrato de servicios vigente, a través de las personas que cada cliente autorice.
• El equipo de la Firma, con los roles y permisos que la coordinación le asigne.

No existe registro abierto al público. Las cuentas las crea exclusivamente la coordinación de la Firma, con el rol y los permisos que correspondan a la función de cada persona. El Usuario debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para obligarse. La Firma puede negar o limitar el acceso cuando lo considere necesario para la seguridad de la información o por el fin de la relación con el cliente.

• La cuenta es personal e intransferible. El Usuario es responsable de mantener confidencial su contraseña y de todo lo que se haga con su cuenta.
• El Usuario debe informar de inmediato a la Firma cualquier acceso no autorizado o pérdida de sus credenciales, para que la cuenta sea bloqueada.
• La Plataforma pide la contraseña del propio Usuario para confirmar la eliminación definitiva de registros y documentos contables; esa confirmación es personal y no debe compartirse.
• La Firma registra en un historial de auditoría las acciones relevantes (quién importó, editó, contabilizó o eliminó cada registro, con fecha y hora) y la marca de los documentos ya enviados. El Usuario acepta ese registro como parte del control interno del servicio.
• El Usuario no debe compartir su sesión, usar la cuenta de otra persona ni intentar eludir los roles y permisos asignados.

Algunas funciones de la Plataforma se conectan a Gmail a través de la plataforma de autenticación de Google, con los permisos de lectura (para buscar los correos con adjuntos ZIP, PDF o XML y descargar las facturas electrónicas) y de envío (para remitir documentos desde la cuenta conectada). El detalle de qué se accede, para qué y qué se conserva está en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

• La conexión es voluntaria. La ventana de consentimiento de Google aparece la primera vez que se autoriza cada cuenta (y de nuevo si el acceso se revoca); después, Google renueva el acceso sin volver a preguntar mientras la autorización siga vigente, y la credencial caduca por sí sola en aproximadamente una hora.
• El Usuario que conecta la cuenta de correo de una empresa declara que está autorizado por esa empresa para hacerlo.
• El Usuario puede revocar el acceso en cualquier momento en https://myaccount.google.com/permissions; al hacerlo, las funciones que dependen de Gmail dejan de operar hasta una nueva autorización.
• El uso de los servicios de Google está sujeto, además, a las condiciones y políticas de Google aplicables a la cuenta del Usuario.
• El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google por parte de A&D INTEGRA se ajustarán a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado: esa información se usa solo para las funciones descritas, no se vende, no se usa para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

El Usuario se obliga a:

• Usar la Plataforma únicamente para los fines contables, tributarios y administrativos de la empresa a la que pertenece, y conforme a la ley colombiana.
• Suministrar información veraz, completa y actualizada, y cargar solo documentos que tenga derecho a tratar.
• Contar con la autorización de los titulares (empleados, proveedores, clientes) cuyos datos personales incorpore a la Plataforma, o con la habilitación legal para hacerlo.
• No intentar acceder a información de empresas o usuarios a los que no pertenece, ni probar o vulnerar las medidas de seguridad.
• No copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa, ni extraer de forma masiva o automatizada el contenido o el código de la Plataforma.
• No usar la Plataforma para enviar comunicaciones no solicitadas, fraudulentas o ajenas a la operación de la empresa.
• Revisar los resultados que la Plataforma produce antes de usarlos ante terceros o autoridades, dentro del flujo de revisión acordado con la Firma.

La información y los documentos que el Usuario o la empresa cliente cargan en la Plataforma son de su propiedad y responsabilidad. La Firma los trata para prestar el servicio, conforme a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

Documentos electrónicos ante la DIAN. Las facturas, notas, documentos soporte y eventos que se transmiten a la DIAN se generan con la información que la empresa suministra y con su certificado de firma digital; la empresa es la emisora de esos documentos ante la autoridad y debe conservarlos por los plazos del Estatuto Tributario. La transmisión a la DIAN es irreversible: el Usuario confirma cada envío y un documento aceptado solo se corrige mediante nota crédito o débito. Al terminar la relación, la Firma entrega a la empresa los XML firmados y las constancias de la DIAN, deja de usar su numeración, su software y su certificado, y la empresa debe actualizar esa información ante la DIAN.

Certificado de firma digital. Para firmar y transmitir esos documentos, la empresa entrega a la Firma su certificado digital y su clave, y la autoriza a custodiarlos cifrados y a usarlos únicamente para firmar los documentos que la empresa ordena desde la Plataforma. La empresa responde por el contenido de lo que ordena firmar y se obliga a informar de inmediato la revocación o el vencimiento del certificado; la Firma responde por su custodia y lo elimina, dejando constancia, al terminar la relación o cuando la empresa lo solicite. El software registrado ante la DIAN y la resolución de numeración son de la empresa.

Asistente de consulta. La Plataforma incluye un asistente que responde preguntas con la información contable a la que el Usuario tiene acceso. Sus respuestas son orientativas, pueden contener errores y no constituyen asesoría profesional: deben verificarse con el equipo de la Firma antes de actuar. Las preguntas se procesan con el proveedor indicado en la Política de Privacidad; el Usuario no debe incluir en ellas datos sensibles ajenos a la consulta.

Las declaraciones, liquidaciones y demás resultados que la Plataforma prepara son insumos del servicio profesional y están sujetos a la revisión acordada en el contrato con la Firma. Al terminar la relación, la empresa cliente puede solicitar la entrega de su información en los formatos exportables que la Plataforma ofrece (Excel, PDF, XML), sin perjuicio de los plazos legales de conservación que aplican a la Firma como prestadora de servicios contables.

La Plataforma, su código, diseño, estructura, textos, logotipos, marcas (incluidas «A&D», «A&D Soluciones Contables» y «A&D INTEGRA») y demás elementos que la componen son de propiedad de la Firma o de sus licenciantes y están protegidos por las normas colombianas e internacionales de propiedad intelectual.

La Firma concede al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar la Plataforma mientras tenga una cuenta activa y conforme a estas Condiciones. Ningún derecho distinto de ese uso se transfiere al Usuario. Los datos y documentos que la empresa cliente aporta siguen siendo suyos.

La Firma procura mantener la Plataforma disponible de forma continua, pero no garantiza un acceso ininterrumpido ni libre de errores. El servicio depende de proveedores de alojamiento, base de datos, correo y de los servicios de la DIAN y de Google, cuyas interrupciones o cambios pueden afectarlo temporalmente. La Firma puede suspender el acceso por mantenimiento, seguridad o actualización, procurando avisar con antelación cuando sea posible.

La Firma puede modificar, agregar o retirar funciones de la Plataforma en cualquier momento, y actualizar estas Condiciones. La versión vigente estará publicada en https://www.adsolucionescontables.com/terminos con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se informarán a los Usuarios dentro de la Plataforma o por correo antes de entrar en vigor; seguir usándola después de esa fecha implica su aceptación.

En la medida en que la ley colombiana lo permita:

• La Plataforma se ofrece como herramienta de apoyo, sin garantía de resultados contables distintos de los que la Firma asume en el contrato de servicios. La Firma no responde por los daños derivados de información inexacta, incompleta o tardía que el Usuario o la empresa cliente suministren, ni de decisiones tomadas con base en ella o en las respuestas del asistente de consulta sin la revisión acordada.
• La Firma no responde por la indisponibilidad, demora o cambios de servicios de terceros (Google, DIAN, proveedores de alojamiento y base de datos, entidades bancarias), ni por fallas de los equipos, la conexión o el navegador del Usuario.
• La Firma no responde por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidad relacionados con el uso de la Plataforma.
• La responsabilidad de la Firma por los servicios profesionales contratados se rige por el contrato correspondiente y por las normas que regulan el ejercicio de la contaduría pública en Colombia (Ley 43 de 1990).

Estas limitaciones no aplican en caso de dolo o culpa grave de la Firma, ni limitan la responsabilidad profesional derivada del contrato de servicios y de la Ley 43 de 1990. Nada en estas Condiciones limita los derechos que las normas de protección de datos personales y de protección al consumidor reconocen al Usuario y que no pueden renunciarse.

La Firma puede suspender o cancelar la cuenta de un Usuario, con o sin aviso previo según la gravedad, cuando:

• Incumpla estas Condiciones o la ley, o use la Plataforma de forma que ponga en riesgo la información o a otros usuarios.
• Termine el contrato de servicios entre la Firma y la empresa cliente a la que pertenece, o esa empresa retire su autorización.
• La cuenta permanezca inactiva por más de noventa (90) días o existan indicios de acceso no autorizado.

El Usuario o la empresa cliente pueden solicitar en cualquier momento el cierre de una cuenta escribiendo a coordinacioncontabledlgg@gmail.com o por WhatsApp 317 005 90 68. Al terminar el acceso, la información se conserva o se elimina según lo previsto en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y en los plazos legales de conservación de la información contable; la empresa cliente puede solicitar la entrega de su información antes de la supresión.

El tratamiento de los datos personales en la Plataforma, incluida la información que se obtiene de Google, se describe en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales. Allí constan las finalidades, los proveedores que intervienen, los plazos de conservación, el compromiso de Uso Limitado con los datos de Google, la forma en que se obtiene la autorización y el procedimiento para ejercer los derechos de la Ley 1581 de 2012. Estas Condiciones no sustituyen esa autorización.

Estas Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia relacionada con ellas o con el uso de la Plataforma se intentará resolver primero de manera directa entre las partes, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la reclamación escrita de cualquiera de ellas. De no lograrse, se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia conforme a las reglas del Código General del Proceso. La Firma tiene su domicilio en Medellín, que es el lugar desde donde presta el servicio.

Si alguna disposición de estas Condiciones se declara inválida, las demás conservarán su validez. La falta de ejercicio de un derecho por parte de la Firma no implica su renuncia.

Para preguntas sobre estas Condiciones o sobre el uso de la Plataforma, escriba a coordinacioncontabledlgg@gmail.com o por WhatsApp 317 005 90 68 (se atienden en días hábiles, de lunes a viernes). Responsable: A&D Soluciones Contables y Tributarias, Medellín, Colombia.

Estas Condiciones rigen desde el 13 de octubre de 2026 y reemplazan cualquier versión anterior.